STRATEGI SUKSES MELAKUKAN PERENCANAAN KEBUTUHAN KARYAWAN PERUSAHAAN

STRATEGI SUKSES MELAKUKAN PERENCANAAN KEBUTUHAN KARYAWAN PERUSAHAAN

 

Perusahaan perlu untuk melakukan perencanaan kebutuhan karyawan dengan baik agar bisa mengembangkan organisasinya, supaya dapat berjalan dengan lancar dan mencapai target pengembangan yang diinginkan. Hal ini didasarkan karena banyak perusahaan melakukan penambahan dan pengurangan jumlah karyawan tanpa mengetahui kebutuhan sebenarnya yang diperlukan oleh perusahaan tersebut, dan belakangan baru diketahui bahwa perusahaan memiliki beban gaji yang terlalu tinggi, ataupun mengalami kekurangan tenaga ketika ingin melakukan suatu pekerjaan tertentu.

Berikut ini adalah strategi melakukan perencanaan kebutuhan karyawan yang baik antara lain:

  • Membuat perencanaan untuk masa depan perusahaan

Sebelum membuat rencana kebutuhan karyawan, maka manajemen perusahaan sebaiknya membuat perencanaan tentang pengembangan perusahaan terlebih dahulu, seperti perencanaan target penjualan yang ingin dicapai di tahun-tahun mendatang, pengembangan produk atau bisnis baru, pemekaran divisi baru, dan sebagainya.

Setelah itu baru melakukan analisa untuk menghitung jumlah kebutuhan karyawan yang diperlukan dengan menggunakan beberapa metode seperti trend analysis, perkiraan dari pakar, dan lainnya berdasarkan breakdown target perusahaan.

  • Menganalisa kondisi SDM yang ada sekarang

Langkah berikutnya adalah melakukan analisa terhadap kondisi SDM karyawan yang dimiliki perusahaan sekarang untuk mengetahui sejauh mana perbedaan gap yang terjadi dengan rencana kebutuhan karyawan yang diinginkan. Analisis dapat dilakukan pada type organisasi perusahaan, jumlah departemen, jumlah fungsi dan jabatan dan karyawan yang ada sekarang berikut dengan analisis terhadap beban kerja dan produktivitas karyawan yang ada sekarang apakah bisa ditingkatkan lagi atau tidak, apabila tidak maka selisih tersebut dapat ditutupi oleh penambahan karyawan baru. Pada tahapan ini juga dapat disertai dengan pemetaan kemampuan dan potensi pada karyawan yang ada sekarang sehingga memudahkan manajemen HR untuk melakukan peningkatan kemampuan ataupun melakukan rotasi tugas dan jabatan.

  • Membuat program pengadaan karyawan

Setelah mengetahui adanya gap/perbedaan pada rencana dan kondisi yang ada sekarang, maka selanjutnya bagian HR membuat rencana proses rekrutmen, seleksi, dan penempatan karyawan baru pada fungsi dan jabatan yang diinginkan untuk mengisi gap tersebut. Selain melakukan proses rekrutmen, tim HR bisa juga melakukan proses rotasi atau mutasi pada karyawan lama pada fungsi dan jabatan berbeda, hal ini memberikan keuntungan dengan mengurangi waktu proses adaptasi dengan budaya dan tujuan organisasi pada karyawan lama namun karyawan lama juga harus dibekali oleh pelatihan untuk fungsi dan jabatan yang baru tersebut.

  • Merancang program pelatihan

Perusahaan juga perlu merencanakan dan mengadakan program pelatihan untuk meningkatkan kemampuan, kapabilitas dan pengetahuan dari karyawan lama sehingga dapat mengakomodasi rencana pengembangan perusahaan di masa depan. Hal ini dapat ditunjang informasi terhadap pemetaan kemampuan dan potensi yang dimiliki oleh karyawan lama sehingga pengembangan karyawan tersebut memiliki fokus yang baik dan sesuai dengan rencana pengembangan perusahaan di masa depan.

  • Melakukan outsourcing

Pada kebutuhan karyawan yang tidak memiliki peran, tugas dan tanggung jawab yang tidak terlalu vital maka perusahaan dapat melakukan outsourcing untuk mencapai target pekerjaan yang mendesak dan tidak mungkin dicapai dengan kondisi karyawan yang dimiliki sekarang. Outsourcing juga dapat menekan pengeluaran beban gaji yang berlebihan karena bersifat sementara.

  • Menyesuaikan dengan anggaran yang dimiliki perusahaan

Selain empat langkah di atas, bagian HR juga perlu merancang anggaran yang diperlukan untuk melakukan rencana kebutuhan karyawan tersebut, agar rencana ini tidak membebani anggaran perusahaan dan sebaliknya dapat melakukan efisiensi biaya SDM, terutama dalam melakukan proses negosiasi terhadap remunerasi dan rencana pelatihan karyawan.

Dengan melakukan penyusunan rencana kebutuhan karyawan yang baik maka akan memberikan beberapa keuntungan kepada perusahaan sebagai berikut:

  • Meningkatkan kemampuan yang dimiliki oleh karyawan, dengan adanya rencana kebutuhan karyawan akan meningkatkan kemampuan yang perlu dimiliki karyawan pada fungsi dan jabatan tertentu sehingga kinerjanya dapat meningkat dan mencapai target sesuai yang diinginkan oleh perusahaan.
  • Meningkatkan efisiensi biaya dalam organisasi dimana biaya remunerasi karyawan merupakan salah satu komponen yang memiliki porsi terbesar dalam struktur anggaran perusahaan, sehingga perencanaan kebutuhan SDM akan membantu perusahaan dalam mengidentifikasi kelebihan jumlah karyawan atau melihat apabila ada fungsi yang bisa dirangkap oleh karyawan sehingga nantinya dapat mengurangi beban remunerasi karyawan.
  • Mengidentifikasi kebutuhan SDM perusahaan, demikian sebaliknya dengan adanya rencana kebutuhan SDM maka dapat diidentifikasi jumlah karyawan berikut kualifikasi dan kemampuan yang diperlukan oleh perusahaan untuk melakukan pengembangan bisnisnya. Selain itu akan mempermudah proses pencarian karyawan baru karena memiliki kriteria yang lebih jelas pada kualifikasinya.
  • Meningkatkan motivasi kerja karyawan dimana karyawan menjadi lebih termotivasi dalam melakukan pekerjaan karena memiliki rencana pengembangan skill dan kompetensi yang berguna bagi pengembangan karirnya di masa mendatang, selain itu juga dibahas tentang rencana pengembangan remunerasi yang akan diperoleh karyawan.
  • Mengembangkan perusahaan ke arah yang lebih baik, apabila sudah dilakukan peningkatan kemampuan dan pencarian karyawan di fungsi dan jabatan tertentu nantinya tentu berefek pada peningkatan kinerja dan produktivitas perusahaan yang dapat terlihat pada peningkatan kualitas produk dan layanan yang diberikan kepada pelanggan sehingga pelanggan merasa puas dan bisa menambah jumlah permintaan kepada perusahaan.
  • Membantu manajemen dalam perencanaan perusahaan, dengan adanya rencana kebutuhan karyawan akan membantu manajemen dalam menentukan arah pengembangan perusahaan karena dapat menganalisa kondisi perusahaan sekarang dan membuat perencaan kebutuhan di masa mendatang. Selain itu, dengan adanya perencanaan yang baik akan membantu perusahaan dalam menghadapi perubahan yang terjadi di pasar yang kompetitif karena kebutuhan karyawan juga dapat diubah untuk mencari bakat baru yang potensial bagi perusahaan.

Semoga para pembaca artikel dapat membuat perencaanan kebutuhan karyawan di dalam perusahaan yang lebih baik,  sehingga perusahaan dapat terus berkembang dan meluas dengan tetap menggunakan anggaran yang efisien dan efektif. Untuk pertanyaan lebih lanjut mengenai teknik dan permasalahan pada jumlah kebutuhan karyawan maka dapat menghubungi kami di 0818521172 atau email ke : groedu@gmail.com. (Stan)