SOFTWARE ACCOUNTING TERSISTEMATIS

SOLUSI MENGUBAH PEMBUKUAN METODE PENCATATAN AKUNTANSI BERBASIS KAS (CASH BASIC) KE SISTEM SOFTWARE ACCOUNTING YANG TERSISTEMASTIS

Banyak diantara perusahaan yang menerapkan sistem pembukuan akuntansinya adalah berupa sistem pembukuan yang berbasis kas atau dalam akuntansi disebut (cash basic) yang berupa metode pencatatan pembukuan yang mencatat seluruh pemasukan kasnya (kas masuk) pada saat perusahaan telah benar-benar menerima pembayaran secara tunai dari para konsumen, dan akan benar-benar dicatat pada saat kas yang berupa uang telah dibayarkan baik itu dengan cara transfer bank maupun secara cash (tunai) uang langsung dibayar dimuka.

Jika menggunakan metode pencatatan secara akrual basic yang akan langsung mencatat jenis transaksi apapun termasuk juga penjualan kredit seperti (piutang) sebagai salah satu aktiva/asset/harta milik perusahaan berupa hak untuk penagihan piutang. Namun hal ini akan menjadi berbeda dengan metode pencatatan berbasis kas (cash basic) terhadap jenis-jenis pembayaran seperti piutang usaha yang tidak akan langsung dicatat sebagai aktiva/asset/harta milik perusahaan apabila masih belum diterima pembayarannya dari hasil penjualan kredit (piutang usaha), meskipun tanggal bukti transaksinya sudah berhari-hari, bahkan sampai berminggu-minggu tersebut.

Jenis usaha kecil menengah (UKM) atau jenis-jenis usaha yang masih dijalankan oleh perorangan/individu seringkali menerapkan jenis pencatatan pembukuan yang berbasis kas (cash basic) seperti ini. Hal itu karena metode pencatatan seperti ini dinilai memang lebih sederhana dan hanya lebih terfokus pada saat penerimaan kas secara langsung dan kas yang telah keluar dari rekening perusahaan. Jika dibandingkan dengan jenis metode akrual basic, jenis metode pencatatan akuntansi kas basis bisa dikatakan jauh lebih sesuai dan bisa lebih mudah untuk diterapkan bagi jenis usaha UKM/UMKM.

Meskipun sebenarnya cukup mudah untuk bisa diterapkan, namun untuk metode pencatatan seperti ini juga memiliki beberapa kelemahan, yaitu:

• Pemilik usaha akan sedikit merasa kesulitan pada saat pemilik usaha ingin mengetahui seberapa besar anggaran dari usaha serta berapa besar profit yang telah dihasilkan selama ini.
• Selain itu, kelemahan lain dari metode pencatatan ini adalah masih kurang akurat, karena arus kas yang tidak menunjukkan waktu yang tepat dari terjadinya perubahan kondisi keuangan usaha (tanggal terjadinya transaksi) karena pembayaran baru akan diakui setelah menerima dana tunai, baik itu adalah secara cash transfer maupun uang tunai dan tim auditor seringkali tidak menyetujui atau menolak laporan keuangan yang dibuat berdasarkan metode pencatatan akuntansi kas seperti ini.

Mengetahui alur dari kas, uang, dan hutang merupakan bentuk aktivitas yang begitu kompleks, terlebih lagi apabila Anda masih belum memiliki basic dari latar belakang ilmu akuntansi. Untuk itulah Anda juga dituntut untuk tetap harus belajar akuntansi, meskipun hanya berupa dasarnya saja. Agar dapat menemukan cara terbaik yang lebih efektif dan efisien dalam hal penyimpanan, pencatatan, dan pengelolaan uang perusahaan. Maka pada jenis perusahaan yang masih berskala kecil seperti UKM yang lebih sering berurusan dengan jenis transaksi tunai, maka Anda sudah mulai dapat untuk memilah-milah jenis transaksi tersebut ke dalam sejumlah pos-pos yang sedikit berbeda-beda, seperti:

1. Menggabungkan antara penjualan dan penerimaan kas dalam satu jurnal tunggal saja.
2. Menggunakan lembaran kas harian untuk melakukan penyesuaian kas yang sudah masuk dan yang sudah dibayarkan pada hari tersebut.
3. Melakukan rekonsiliasi bank secara periodik agar dapat menemukan kesalahan-kesalahan pembukuan dan untuk mencegah terjadinya resiko penyelewengan oleh pihak karyawan.
4. Menggunakan petty cash (kas kecil) untuk membayar segala jenis biaya-biaya yang dikategorikan kecil.

Melakukan pembukuan yang berbasis kas akan menjadi lebih mudah apabila dilakukan dengan menggunakan sistem yang sudah serba terkomputerisasi, seperti halnya menggunakan program/software accounting. Dengan cara menggunakan software akuntansi, maka proses pencatatan pembelian dan penjualan juga akan menjadi semakin lebih tersistematis dengan jurnal yang sudah serba terintegrasi dan otomatis. Seperti dalam dalam hal membayar tagihan dari para pemasok dan untuk melakukan pembayaran dapat juga dilakukan dengan hanya memilih nama pemasok, memilih nomor faktur, dan jumlah nominal yang nantinya akan dibayarkan.

Tersedianya sistem reminder dalam bentuk kalender akan sangat membantu Anda untuk mengingatkan kapan tagihan harus segera dibayarkan, kapan piutang harus ditagih , dan juga kapan giro akan bisa di cairkan. Program/software secara otomatis akan menampilkan seluruh piutang, hutang, dan giro mundur dalam satu kalender yang sangat mudah untuk bisa dipahami.

Fitur-fitur lainnya yang akan semakin mempermudah dan mempercepat Anda sebagai seorang pengusaha dalam hal pengambilan keputusan adalah dari adanya grafik analisis keuangan terpadu untuk mengetahui tentang bagaimana kondisi keuangan milik perusahaan. Berbagai laporan yang sudah siap dan terjadi dengan lebih cepat dan dapat pula untuk diekspor kedalam bentuk-bentuk format seperti: MS Excel, MS Word, PDF, HTML, dan banyak lagi yang lainnya yang mungkin akan dapat langsung dikirimkan via email dengan hanya satu kali klik saja. Cukup mudah bukan!

Nah, itulah sedikit penjelasan tentang solusi bagaimana untuk sebuah pembukuan usaha yang sudah terlanjur menerapkan metode pencatatan akuntansi yang ber basis kas (cash basic). Semoga bisa bermanfaat bagi pembaca. Apabila pembaca membutuhkan software accounting dan SOP finance dan accounting. Silahkan hubungi 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu!