PENILAIAN KINERJA KARYAWAN SEBAGAI KUNCI PENGEMBANGAN PERUSAHAAN

PENILAIAN KINERJA KARYAWAN SEBAGAI KUNCI PENGEMBANGAN PERUSAHAAN

 

Memasuki triwulan terakhir di tahun 2016, perusahaan sudah mulai melakukan kegiatan evaluasi terhadap kinerja perusahaan, apa yang telah dicapai oleh perusahaan terhadap rencana dan target kerja yang telah disusun di awal tahun. Penilaian kinerja perusahaan ini dapat dilakukan dengan berbagai macam cara, antara lain mengevaluasi laporan keuangan, penjualan vs target, benchmark terhadap industri dan perusahaan sejenis, serta laporan kinerja karyawan.

Laporan kinerja karyawan merupakan elemen penting dari penilaian kinerja perusahaan dimana karyawan sebagai aset perusahaan perlu dievaluasi performanya sehingga pengembangan dan pertumbuhannya dapat dikontrol dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Di samping itu evaluasi kinerja karyawan sebaiknya dilakukan terhadap semua lapisan karyawan, tidak hanya pada tingkatan manajemen namun juga sampai pada level staf/ operator.

Lalu bagaimanakah langkah-langkah melakukan penilaian kinerja karyawan?

a. Melakukan perencanaan / planning yang baik

Idealnya perusahaan sebaiknya melakukan proses perencanaan terhadap kegiatan yang akan dilakukan beserta target yang ingin dicapainya selama setahun ke depan. Kegiatan perencanaan ini dapat dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:

  • Menentukan strategi dan target perusahaan

Langkah paling pertama yang dapat dilakukan adalah menentukan target dan strategi perusahaan oleh manajemen dan pemilik perusahaan. Hal ini berfungsi agar jalannya operasional perusahaan menjadi lebih fokus pada target dan rencana strategi tersebut. Sehingga pekerjaan dan aktivitas yang dilakukan oleh para karyawan perusahaan juga menjadi lebih terfokus. Sebaiknya strategi dan target perusahaan disampaikan dengan baik agar para karyawan mengerti dan paham ke arah mana perusahaan akan berjalan, dan akan memberikan kontribusi terhadap pencapainnya.

  • Menyusun job description karyawan

Pihak manajemen menyusun daftar aktivitas dan pekerjaan sesuai fungsi dan jabatan pada tiap karyawan tertentu. Hal ini bertujuan agar karyawan mengerti terhadap fungsi dan tanggung jawab pada pekerjaanyang dimilikinya. Adapun penyusunan job description dilakukan berdasarkan pada kebutuhan pada proses kerja yang ada di dalam perusahaan, di samping itu juga dapat disesuaikan dengan target dan strategi perusahaan.

  • Menyiapkan rencana aktivitas atau kerja karyawan

Langkah ini sebaiknya dilakukan oleh karyawan sendiri di awal tahun kerja yang baru. Hal ini bertujuan untuk menimbulkan kesadaran karyawan terhadap tugas dan tanggung jawab di dalam pekerjaannya, termasuk bagaimana dia akan berkontribusi terhadap pencapaian target perusahaan. Dan rencana aktivitas ini sebaiknya dikomunikasikan dengan baik dengan atasan karyawan tersebut agar rencana kerja dapat terkontrol dan masih sesuai dengan fungsi dan tanggung jawab karyawan.

Apabila rencana aktivitas ini tidak dimiliki oleh karyawan, maka penilaian kinerja karyawan dilakukan berdasarkan hasil pekerjaan dan job desc yang telah dilakukan oleh karyawan selama satu tahun masa kerja.

  • Menyusun KPI karyawan

Setelah membuat rencana pekerjaan maka langkah selanjutnya adalah melakukan penyusunan KPI karyawan. Penyusunan KPI di tingkat karyawan merupakan hasil break down dari KPI target perusahaan ke KPI divisi/ departemen sehingga pembuatan KPI dapat selaras dari level atas ke bawah, selain itu hal ini bertujuan agar KPI karyawan menjadi lebih terfokus pada pengembangan atau perencanaan perusahaan. Penyusunan KPI juga menganut prinsip SMART yaitu Specific-Measurable-Attainable-Realistic-Time Based selain itu rancangan KPI pun perlu didiskusikan dengan atasan masing-masing karyawan sehingga lebih terfokus dan maksimal.

b. Melakukan penilaian atau evaluasi kerja

Langkah selanjutnya adalah melakukan penilaian terhadap pekerjaan karyawan. Proses ini sebaiknya tidak dilakukan hanya sekali saja pada akhir tahun, namun sebaiknya dilakukan secara berkala dan berulang, karena dengan semakin sering dilakukan penilaian maka performa dan hasil kerja karyawan dapat lebih terkontrol dan terfokus sesuai dengan target perusahaan.

  • Menyiapkan data-data penunjang proses penilaian karyawan

Dalam melakukan proses penilaian kinerja, perlu disiapkan terlebih dahulu bahan penilaian, seperti laporan, catatan, dan data-data lain, sebagai contoh: laporan absensi karyawan, laporan penjualan salesman, laporan keuangan bagian finance & accounting, dan sebagainya. Selain itu juga dapat ditambahkan proyek atau kegiatan yang berada di luar lingkup job desc karyawan, sehingga semua pencapaian yang dilakukan oleh karyawan di sepanjang tahun dapat menjadi tambahan item penilaian kinerja karyawan.

  • Membuat sistem perhitungan penilaian

Sistem perhitungan dibuat dengan formulasi penilaiannya perlu disesuaikan dengan penyusunan KPI yang dapat diukur (obyektif). Adapun komposisi penilaian kinerja dapat terdiri dari jumlah persentase dari pencapaian target KPI karyawan, penilaian kepribadian karyawan pada nilai-nilai dan budaya perusahaan, penilaian untuk kompetensi karyawan pada jabatan tertentu (manager, supervisor, senior staff, dsb.), penilaian khusus lainnya, dan sebagainya. Sistem perhitungan penilaian kinerja ini juga perlu disampaikan ke karyawan sehingga karyawan memahami bagaimana perhitungan penilaiannya.

  • Metode atau cara penilaian yang tidak sepihak

Penilaian sebaiknya tidak dilakukan secara sepihak, seperti biasanya dilakukan hanya sebatas dari atasan ke karyawan, namun dapat dilakukan penilaian dari karyawan sendiri, dari sesama rekan karyawan pada fungsi dan bagian/ tim perusahaan yang sama, ataupun dapat dilakukan oleh mitra bisnis perusahaan (seperti customer, supplier, dsb.) yang terlibat dalam kegiatan operasional sehari-hari dengan karyawan tersebut. Hal ini akan membuat penilaian menjadi lebih fair dan tidak subyektif dengan satu perspektif penilaian saja.

  • Melakukan diskusi dengan karyawan

Melakukan komunikasi yang baik merupakan kunci keberhasilan dalam melakukan kegiatan penilaian kinerja karyawan. Proses penilaian kinerja karyawan dapat menjadi gagal apabila karyawan tidak mengerti atau kurang memahami pentingnya dilakukan fungsi penilaian kinerja. Selain itu karyawan dapat menjadi kurang terbuka terhadap hal-hal yang seharusnya bisa menjadi kunci pengembangan karyawan tersebut. Seorang atasan juga sebaiknya dapat memunculkan feedback tentang penilaian kinerja dari karyawan yang bersangkutan sehingga proses penilaian tidak subjektif dan dapat diterima oleh karyawan.

  • Membuat rencana pengembangan karyawan

Hasil kinerja karyawan tersebut sebaiknya dilanjutkan dengan pembuatan rencana pengembangan karyawan, hal ini bertujuan agar karyawan memikiki rasa keterlibatan dalam rencana pertumbuhan perusahaan sehingga dapat menjadi lebih termotivasi. Selain itu rencana pengembangan karyawan baiknya disesuaikan dengan rencana pengembangan perusahaan di masa mendatang.

(Baca juga tips dan trik yang dapat membantu dalam melakukan penilaian kinerja karyawan di sini)

Dengan melakukan penilaian kinerja karyawan maka akan memberikan beberapa keuntungan bagi perusahaan antara lain:

  • Meningkatkan motivasi dan semangat kerja karyawan. Dengan adanya penilaian kinerja , dapat meningkatkan motivasi karyawan karena karyawan menjadi mengatahui sasaran dan target pekerjaan yang harus dicapainya, dan sebagai dasar dalam pemberian reward kepada karyawan.

Selain itu penilaian kinerja juga menjadi dasar untuk mengembangkan karir dan kemampuan karyawan di perusahaan, karena dari penilaian tersebut dapat melihat potensi dan spesialisasi karyawan yang dapat dikembangkan lebih jauh sehingga bertujuan agar karyawan dapat membantu perusahaan dengan lebih baik lagi.

  • Menjadi bahan evaluasi performa perusahaan

Performa kinerja perusahaan selain tercermin melalui laporan penjualan atau laporan keuangan, namun juga dapat dilihat dari sejauh mana pencapaian perusahaan terhadap rencana dan target yang dibuatnya di awal tahun.

Walaupun tentunya manajemen sebaiknya juga melakukan benchmarking dengan kondisi eksternal perusahaan, antara lain misalnya kondisi ekonomi nasional dan dunia, kondisi perusahaan sejenis, dan sebagainya.

Selain itu dengan mengetahui bagaimana keadaan nilai performa karyawan dapat menjadi dasar manajemen untuk melakukan peningkatan atau perbaikan sistem kerja dimana pada fungsi dan departemen karyawan yang tidak maksimal akan ditinjau ulang apakah ada yang kurang baik pada pola atau kondisi tempat kerjanya.

  • Mendukung perencanaan pengembangan perusahaan di masa mendatang, penilaian kinerja karyawan akan membantu manajemen untuk mengidentifikasi siapa saja karyawan yang memiliki performa yang di atas rata-rata sehingga dapat dialokasikan kepada tugas dan rencana pengembangan yang membutuhkan kemampuan khusus dari beberapa karyawan tertentu.

Semoga artikel ini dapat membantu mitra bisnis dan manajemen perusahaan dalam mengevaluasi kinerja para karyawannya sebagai informasi dan bahan untuk membuat perencanaan perusahaan yang baik di tahun berikutnya. Bagi pembaca yang memiliki pertanyaan lebih lanjut atau bimbingan mengenai permasalahan pelaksanaan penilaian kinerja maka dapat menghubungi kami di 0818521172 atau email ke : groedu@gmail.com. (Stan)