BEBERAPA PROSES PENTING DALAM PERUSAHAAN DISTRIBUSI YANG PERLU DIKETAHUI

Sebelum akan melanjutkan pembahasan sesuai tema diatas, yaitu tentang hal-hal terpenting yang membutuhkan perhatian khusus dalam pengelolaan akuntansi perusahaan distribusi, terlebih dahulu kita harus mengetahui tentang penggolongan perusahaan-perusahaan yang berdasarkan atas jenis-jenis kegiatan operasionalnya. Secara umum dibedakan menjadi tiga jenis perusahaan, yaitu:

1. Jenis perusahaan dagang (Jual-beli barang).

Kegiatan utamanya adalah bergerak dalam bidang pembelian dan penjualan barang-barang kebutuhan tanpa harus mengubah sedikitpun bentuk asalnya (tanpa melalui proses produksi).

2. Jenis perusahaan jasa (Menjual jasa/keahlian).

Perusahaan jasa kegiatan utamanya adalah untuk menghasilkan jasa yang bernilai jual kepada konsumen yang membutuhkan jasa tersebut atau bisa dikatakan menjual kemampuan yang bisa menghasilkan jasa kepada perorangan/organisasi perusahaan yang sangat membutuhkan jasanya tersebut.

3. Jenis perusahaan manufacturing (industri pengolahan produk).

Perusahaan manufacturing yang kegiatan utama dari usahanya adalah untuk membeli bahan-bahan mentah sebagai bahan baku untuk memproses pembuatan agar bisa menjadi barang jadi atau bahan yang setengah jadi untuk diolah kembali agar bisa menjadi barang finishing (barang jadi) yang memiliki nilai jual dan siap untuk dipasarkan.

Dari ketiga jenis perusahaan tersebut masing-masing memiliki karakter yang berbeda-beda dalam prinsip akuntansinya (meskipun terdapat sedikit persamaan pada rekening perkiraannya), namun dalam prakteknya sendiri masih tetap berbeda. Dan yang paling terlihat adalah dalam hal Inventory. Misalnya seperti jenis perusahaan dagang yang bergerak dalam bidang distribusi (perdagangan besar). Terdapat empat macam proses yang berhubungan langsung dengan akuntansinya, yaitu: pembelian, penjualan, arus kas dan persediaan barang (stock).

Dalam semua siklus operasional yang berhubungan dengan akuntansi pada perusahaan distribusi, terdapat beberapa pokok terpenting yang perlu untuk mendapatkan perhatian khusus dalam hal pengelolaannya, yaitu:

1. Pengendalian Persediaan (Inventory Control).

Agar tetap mampu bertahan dalam mengelola perusahaan distributor, maka stok merupakan salah satu kunci terpenting bagi perusahaan distributor dalam upaya untuk semakin meningkatkan profitnya. Dengan selalu memantau dan memperhatikan ketersedian stok-stok barang distribusi agar tidak sampai kehabisan atau sampai telat dalam pemesanannya sebelum benar-benar kehabisan persediaan, maka perusahaan distributor tersebut sudah benar-benar memiliki kemampuan manajemen persediaan yang lebih baik daripada perusahaan distributor lain yang sejenis.

Dalam upaya untuk terus melakukan pembenahan-pembenahan secara internal dengan pengelolaan keuangan yang lebih sehat dan memiliki daya control yang lebih baik terhadap persediaannya, maka biasanya perusahaan distributor akan selalu membuat perencanaan untuk proses stok opname setiap minggu dan minimal adalah setiap bulan. Hal ini sangat penting untuk dilakukan agar bisa mengetahui seberapa besar jumlah yang riil (produk fisik) dan membandingkannya dengan pencatatan stock dari gudang (pencatatan stok secara tertulis).

Untuk pencatatan persediaan barang sendiri dalam akuntansi, dibedakan menjadi dua macam pencatatan, yaitu:

• Metode Pencatatan Perpetual.

Dalam metode pencatatan secara perpetual, baik itu adalah dari jumlah penjualan maupun harga pokok penjualan (HPP) akan selalu dicatat pada setiap barang sudah terjual. Dengan cara seperti ini, maka catatan akuntansi akan secara terus-menerus mengungkapkan besarnya persediaan yang masih ada (stok tersisa).

• Metode Pencatatan Periodik.

Dalam metode pencatatan secara periodik, adanya transaksi pembelian tidak akan langsung didebet pada rekening persediaan, namun akan didebet pada rekening pembelian, begitu juga dengan transaksi penjualan tidak akan langsung dikreditkan pada rekening persediaan, namun kepada rekening penjualan saja.

2. Rekening Akuntansi Yang Sering Digunakan Pada Perusahaan Distributor.

Untuk jenis perusahaan distributor, akun-akun yang nantinya akan digunakan menjadi lebih variatif apabila dibandingkan dengan jenis usaha jasa. Hal ini juga akan sangat terbantu apabila perusahaan distributor tersebut menggunakan software akuntansi. Karena biasanya softarwe tersebut sudah menyediakan rekening-rekening perkiraan yang sudah global (umum) dan sudah disesuaikan dengan standar akuntansi yang berlaku.

3. Menjaga Kelancaran Hutang dan Piutang.

Hutang usaha yang lancar akan menjadi kekuatan terbaik bagi distributor untuk menjaga ketersedian stoknya. Karena pihak supplier sendiri juga akan merasa sangat senang untuk memberikan barangnya ketika hutang usahanya kepada kita selalu lancar pembayarannya sebelum masuk masa jatuh temponya. Begitu pula dengan piutang usaha. Yang berfungsi untuk membantu dalam menjaga kestabilan dari Arus Kas. Karena dari umur piutanglah yang nantinya akan menjadi penentu utama kas perusahaan. Untuk pemasukan utama yang paling besar terhadap kas perusahaan adalah dari para konsumennya. Semakin lama umur piutang (tanggal jatuh tempo), maka perusahaan juga akan menjadi semakin sulit untuk bisa mendapatkan pemasukan pada kas perusahaan.

4. Memantau dan Menjaga Aliran Cash Flow (Aliran Kas) Agar Tetap Stabil.

Ada sebuah ungkapan yang menyatakan bahwa “Cash is The King (kas adalah sang raja)”. Inti sebenarnya dari pengelolaan perusahaan (tanpa terkecuali), maka aliran kas adalah sebagai urat nadi utama dari pengelolaan tersebut. Sehingga dengan tetap terorganisirnya dana kas yang lebih baik, maka segala aktivitas-aktivitas perusahaan akan tetap bisa selalu terjaga dengan baik. Baik itu akan digunakan untuk dana operasional perusahaan, pembayaran hutang-piutang yang sudah masuk masa jatuh temponya maupun apabila perusahaan yang ingin berinvestasi, misalnya saja dengan membeli tanah, bangunan dan lain sebagainya untuk kebutuhan pengembangan perusahaan. Maka dari itu laporan keuangan, khususnya tentang kas masuk dan kas keluar sangat penting dalam menentukan tentang baik atau tidaknya kondisi keuangan dari sebuah perusahaan distributor tesebut.

5. Profit Perusahaan.

Untuk menjaga agar perusahaan distributor tetap mampu bertahan dan berpotensi besar untuk semakin berkembang, maka profit adalah salah satu kata kuncinya. Karena tanpa adanya perhitungan profit yang lebih mendetail, maka perusahaan akan selalu dalam keadaan stabil (tidak mampu berkembang juga tidak dalam keadaan bangkrut). Ketika perusahaan pada masa stabil tersebut, maka akan beresiko besar untuk kalah dalam persaingan dengan perusahan distributor lain dalam bidang yang sejenis.

Oleh karena itulah agar mampu mengelola kelima hal pokok tersebut dalam operasional distribusi, maka sangat mutlak diperlukan adanya suatu alat bantu atau tools khusus yang mampu mendukung segala kebutuhan informasi dari kelima hal pokok tersebut. Untuk saat ini, tidak sedikit diantara perusahaan-perusahaan distributor besar yang masih mengandalkan catatan pembukuan secara manual untuk mendukung usaha distributornya. Maka sangatlah jelas bahwa mereka memang benar-benar membutuhkan adanya suatu dukungan dari penggunaan software pembukuan keuangan. Karena software akuntansilah yang saat ini satu-satunya sebagai aplikasi yang mampu memberikan gambaran yang lebih jelas dan lebih cepat tentang laporan stok, laporan hutang dan piutang, laporan keuangan seperti halnya: neraca, laporan laba rugi, arus kas dan masih banyak lagi laporan-laporan yang lainnya.

Untuk saat ini banyak sekali terdapat berbagai pilihan software akuntansi. Maka pilihlah yang lebih berfokus kepada inventory perusahaan distribusi dan yang sudah benar-benar terintegrasi untuk semua informasi yang Anda butuhkan, seperti: informasi stok barang, transaksi pembelian, penjualan, hutang-piutang, biaya operasioanal beserta laporan keuangannya. Apabila pembaca membutuhkan informasi terkait artikel di atas, atau membutuhkan pembimbingan dalam pendirian Distributor, membutuhkan software accounting dan distribusi dan SOP Distributor, serta terkait manajemen distributor lainnya, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 0818521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu!