Cito Mall, Jl. A. Yani 288, Lantai UG Blok US 23, No. 3 & 5, Surabaya
081-252982900
groedu@gmail.com

DASAR-DASAR MANAJEMEN AUTOPILOT: KONSEP BISNIS SEPERTI PESAWAT TERBANG

The Best consultant business in Surabaya

DASAR-DASAR MANAJEMEN AUTOPILOT: KONSEP BISNIS SEPERTI PESAWAT TERBANG

 

Sebuah pesawat terbang dapat mengangkasa disebabkan oleh adanya gaya angkat (Lift) pada bagian sayap pesawat yang timbul sebagai akibat dari aliran udara yang menyentuh sayap tersebut. Selain itu, ada gaya berat pesawat (Weight) yang dapat mengurangi besar gaya angkat dari aliran udara tersebut di samping posisi dan bentuk sayap yang dapat digerakkan dan diatur sehingga dapat mengatur besar gaya Lift.  Sedangkan untuk bergerak ke depan, sebuah pesawat terbang didorong oleh gaya dorong (Thrust) yang timbul dari baling-baling atau mesin pesawat. Namun gaya ini juga dapat ditahan oleh gaya hambatan udara (Drag) dari aliran udara yang ditembus oleh pesawat tersebut ketika bergerak ke depan.

Demikian pula pada sebuah bisnis atau perusahaan, agar dapat terbang tinggi seperti sebuah pesawat terbang atau berjalan dengan baik juga dipengaruhi oleh kombinasi dari keempat faktor gaya tersebut: Lift, Weight, Thrust, dan Drag. Secara konsep dapat dikatakan mirip dengan konsep analisis SWOT atau 5-Forces Analysis dari Michael Porter.  Namun pada bagian ini penulis ingin mengelaborasikannya kembali agar sesuai dengan konteks manajemen autopilot.

  • Gaya angkat (Lift)

Faktor-faktor internal dari perusahaan yang menggerakkan perusahaan,  yaitu aset-aset perusahaan yang terlihat ataupun tidak terlihat yang dapat menjadi kekuatan perusahaan untuk memenuhi permintaan pelanggan atau bersaing di dalam pasar, antara lain competitive advantage atau keunggulan pada produk dan layanan, sumber daya manusia perusahaan, kekuatan brand, dan sebagainya.

  • Gaya berat (Weight)

Faktor-faktor yang ada di dalam perusahaan yang timbul atau ada sebagai akibat dari jalannya perusahaan, antara lain biaya-biaya operasional dalam perusahaan, utang perusahaan, keluhan pelanggan, cacat pada kualitas produk, integritas kerja staff yang buruk, dan sebagainya.

  • Gaya dorong (Thrust) / Faktor dorongan perusahaan

Faktor-faktor yang berasal dari dalam atau luar perusahaan yang menginginkan perusahaan untuk selalu maju ke depan, antara lain visi dan misi perusahaan, perencanaan perusahaan yang bersifat jangka pendek dan jangka panjang, dan peningkatan kondisi makroekonomi sebuah negara, dan sebagainya.

  • Gaya hambat (Drag) / Faktor hambatan eksternal

Faktor ini dapat dikatakan sebagai faktor yang menghambat jalannya perusahaan yang berasal dari lingkungan luar (eksternal) perusahaan, antara lain persaingan pasar atau dari kompetitor, kebijakan pemerintah yang dirasa memberatkan, perkembangan teknologi yang sangat pesat, kondisi infrastruktur seperti jalanan yang rusak, dan sebagainya.

Oleh karena itu, para pemilik bisnis atau perusahaan sebaiknya melakukan analisis yang menyeluruh terhadap keempat faktor tersebut agar perusahaan dapat berjalan sesuai arahan yang baik dan dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Selain itu, dengan adanya analisis faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja perusahaan maka pemilik atau manajemen perusahaan dapat mengantisipasi atas peristiwa atau kejadian di luar perusahaan yang dapat mempengaruhi kinerja perusahaan.

Setelah mengetahui faktor-faktor gaya tersebut, maka selanjutnya adalah mengatur sistem manajemen perusahaan yang dapat membantu pemilik usaha untuk menjalankan kegiatan operasional perusahaan tersebut. Dan nantinya diharapkan sistem manajemen tersebut dapat berjalan baik secara mandiri atau dapat disebut dengan manajemen autopilot.

Berikut ini adalah urutan langkah-langkah praktis yang dapat dilakukan untuk menyusun sistem manajemen tersebut antara lain:

  • Menyusun struktur organisasi perusahaan

Pembuatan struktur organisasi perusahaan ini akan membantu pemilik dalam menentukan pembagian kerja, wewenang, dan tanggung jawab yang jelas dari tiap fungsi dan jabatan yang ada di dalam perusahaan.

Dengan adanya struktur organisasi tersebut, maka akan memberikan beberapa manfaat bagi perusahaan tersebut antara lain menganalisis beban kerja, membuat perencanaan dan alokasi sumber daya perusahaan, mengurangi konflik internal dalam perusahaan, meningkatkan motivasi kerja staff, dan sebagainya.

  • Menyusun job description dan SOP fungsi dan pekerjaan

Pembuatan job description dan SOP ini disesuaikan dengan tiap fungsi dan jabatan yang ada di dalam struktur organisasi yang telah dibuat sebelumnya. Oleh karena itu ada baiknya struktur organisasi yang ada tidak mudah berubah-ubah karena akan sangat mempengaruhi pada pembuatan job description dan SOP dari tiap pekerjaan tersebut.

Job description dan SOP yang baik tidak hanya mendetail untuk semua langkah kegiatan yang ada di dalam proses kerja namun juga dapat dimengerti oleh setiap orang yang membacanya sehingga dapat melakukan proses alih pengetahuan yang mudah pada staff baru.

Langkah-langkah dalam membuat job description dan SOP ini adalah dengan mem-break down setiap langkah aktivitas yang ada pada proses kerja sampai pada bagian yang paling kecil. Kemudian mengatur susunan dan urutan aktivitas tersebut secara rapi dan teratur, serta tidak lupa untuk mengatur counterpart dari suatu fungsi jabatan sehingga di antara dua fungsi jabatan tersebut dapat melakukan kegiatan saling mengawasi terhadap proses kerjanya.

  • Menggunakan aplikasi software

Dengan menggunakan software yang sesuai dengan jenis usaha perusahaan akan sangat membantu pengawasan kerja perusahaan melalui laporan-laporan yang dihasilkan oleh software tersebut. Oleh karena itu ada baiknya bila software yang nanti digunakan tersebut juga memiliki fungsi dalam pembuatan laporan keuangan seperti laporan kas, buku besar, dan total aktiva sehingga kondisi dan performance perusahaan dapat dipantau lebih mudah oleh pemilik perusahaan.

Ada banyak pilihan perusahaan software yang bermacam-macam dari segi fitur yang ditawarkan, proses pemasangan dan aplikasi, sampai pada harga software tersebut. Walaupun terkesan sepele, namun untuk proses instalasi dan aplikasi software ke dalam sistem kerja perusahaan juga merupakan hal penting dalam penentuan software yang akan dipakai. Seperti banyak kasus yang sering terjadi adalah banyak perusahaan yang memilih untuk membeli software dengan harga yang murah namun pada akhirnya merasa kecewa kepada perusahaan software tersebut karena proses aplikasinya yang terkesan asal-asalan dan teknisinya susah dipanggil ketika softwarenya mengalami masalah teknis.

Kemudian ada baiknya bila para pemilik perusahaan yang hendak memasang software di perusahaannya sudah memiliki struktur organisasi dan job description dari tiap fungsi dan jabatan yang ada. Sehingga nantinya dapat mempermudah dalam mengidentifikasi hak akses bagi fungsi dan jabatan tertentu untuk menggunakan software tersebut, hal ini perlu untuk diperhatikan agar tidak semua orang dapat melihat keseluruhan informasi dan data yang ada di dalam perusahaan, contohnya adalah fungsi sales dan marketing yang dibatasi aksesnya untuk hanya dapat melihat ke laporan penjualan dan piutang penjualan tanpa perlu dapat melihat ke dalam laporan kas, aktiva perusahaan, dan lain-lain.

  • Menempatkan orang-orang yang tepat untuk posisi di dalam struktur organisasi

Mengatur orang-orang agar dapat mengerjakan pekerjaan dan kegiatan dengan baik ternyata bukan hal yang mudah untuk dilakukan. Tidak sering karyawan berada di fungsi dan jabatan yang tidak sesuai dengan kualifikasi dan karakteristik pribadi orang tersebut yang menyebabkan performa karyawan tersebut tidak maksimal. Oleh karena itu sebaiknya melakukan pemetaan terhadap kompetensi dan karakteristik dari tiap orang yang ada di dalam tim perusahaan.

Termasuk pada saat mencari staff baru, maka lakukan tahapan yang baik mulai dengan menentukan syarat kualifikasi yang jelas untuk para kandidat tersebut. Kemudian usahakan untuk menekan angka turnover dari para karyawan agar manajemen tidak banyak menghabiskan waktu dalam melatih dan beradaptasi dengan lingkungan perusahaan. Selain itu, apabila perusahaan sedang mencari orang untuk di posisi middle atau top management maka usahakan untuk mengangkat staff dari tim internal perusahaan yang sudah bekerja beberapa lama daripada mencari staff baru yang belum tentu akan cocok dengan sistem dan budaya perusahaan.

Salah satu cara untuk menekan turnover adalah dengan menciptakan lingkungan kerja yang nyaman bagi karyawan baru tersebut, seperti yang dilakukan oleh Google yang menciptakan lingkungan kerja yang nyaman bagi para karyawannya, antara lain tempat beristirahat sebagai tempat bermain atau tempat untuk tidur ketika sudah lelah bekerja, pilihan makanan yang banyak di kafetaria sehingga tidak menimbulkan kebosanan, tempat berolah raga bagi para karyawan, dan sebagainya. Sehingga ketika para karyawan merasa jenuh dan lelah bekerja maka dapat segera melakukan aktivitas hiburan dan refreshment sehingga dapat segera fokus untuk melakukan pekerjaannya kembali.

  • Mencari manajemen representatif

Bagian terberat dari sebuah proses pengawasan terhadap jalannya bisnis perusahaan adalah mencari seseorang yang dapat diangkat untuk menjadi wakil manajemen yang dapat menjalankan kegiatan perusahaan ketika tidak diawasi oleh pemilik perusahaan. Oleh karena itu, mencari seseorang dengan latar belakang industri dan pekerjaan yang sama minimal dua sampai dengan lima tahun akan sangat membantu nantinya.

Selain itu, pemilik perusahaan sebaiknya memberikan wewenang yang cukup bagi manajemen representatif untuk mengambil keputusan-keputusan untuk perusahaan. Hal ini selain akan membantu mengembangkan kompetensi, kualitas kepemimpinan, dan kreatifitas dari manajemen representatif tersebut namun juga nantinya dapat menjadi nyaman dalam bekerja dan dapat dipercaya untuk menjalankan dan mengembangkan bisnis dan perusahaan tersebut ke depannya. Hal ini dikarenakan untuk staff dengan level manajemen tingkat madya tersebut

  • Melakukan proses kontrol pengawasan kerja

Selanjutnya adalah melakukan koordinasi dengan tim manajemen yang telah dibentuk tersebut, hal ini bertujuan untuk menyelaraskan visi, misi, dan perencanaan yang telah dibuat oleh pemilik perusahaan sebelumnya. Hal ini perlu dilakukan apabila pemilik perusahaan berkehendak untuk menerapkan sistem manajemen autopilot dapat berjalan dengan baik dan mengurangi keterlibatannya secara langsung ke dalam urusan operasional sehari-hari dalam perusahaan.

Mungkin pada awal-awal berjalannya sebuah bisnis atau bila tim manajemen tersebut masih baru maka frekuensi rapat koordinasi dan evaluasi perlu diadakan dengan sering karena selain merupakan upaya adaptasi terhadap sistem kerja perusahaan juga terhadap visi-misi dan rencana-rencana yang dibuat untuk perkembangan bisnis tersebut. Lakukanlah rapat koordinasi dan evaluasi setiap minggu pada bulan pertama dan kedua, kemudian kurangi frekuensi menjadi dua minggu sekali atau sebulan sekali apabila dirasakan bisnis sudah berjalan sesuai dengan harapan.

Semoga artikel ini menjadi inspirasi bagi pembaca. Apabila pembaca membutuhkan informasi lebih lanjut dan bimbingan pembangunan manajemen autopilot, silahkan hubungi : groedu@gmail.com atau kontak  di  0818521172. (Stan)