Dalam segala aktifitas kegiatan dari operasional warehouse sehari-harinya diharapkan akan lebih mengacu terhadap satu Standard Operating Procedure (SOP) pergudangan yang jelas dan executeable untuk dilakukan oleh karyawan di gudang. Terkadang dalam penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) pergudangan, departemen Quality Management/Assurance hanya menjadi semacam inisiator untuk proses pembuatan SOP, tanpa memahami betul apakah SOP tersebut dapat diimplementasikan atau tidak dalam warehouse.

Jika perusahaan Anda saat ini tidak memiliki departemen Quality Management/Assurance serta saat ini Warehouse/Gudang Anda belum memiliki SOP yang jelas sehingga hanya berjalan sesuai dengan “kebiasaan” dari karyawan saja, atau sebaliknya SOP sebenarnya sudah tersedia namun tidak memungkinkan untuk langsung diaplikasikan dalam operasional warehouse, lalu kira-kira apa yang akan terjadi?

Biasanya dari banyak kejadian seperti itu akan berdampak besar terhadap “ketidakjelasan” SOP dan yang lebih parahnya lagi adalah:

• Kebocoran asset milik perusahaan yang berada di warehouse dalam berbagai macam jenis penyimpangan, karena tidak adanya panduan SOP yang jelas untuk standar warehousenya.
• Budaya kerja yang “semau” atasan atau budaya secara “turun temurun”, dimana hal seperti ini akan mengakibatkan terjadinya demotivasi bagi karyawan di bawah yang tentunya menghendaki akan adanya satu standarisasi kerja bagi mereka.
• Kualitas pekerjaan yang tidak standard. Berbeda orang yang mengerjakan maka akan berbeda pula perlakuannya, sehingga kualitas kerja akan semakin tergantung terhadap “orang” dan bukan kepada “sistem kerjanya”.

Agar dapat menghindari terjadinya ketiga hal di atas, tentunya dibutuhkan adanya satu dokumen SOP sebagai standar panduan kerja bagi seluruh karyawan yang bekerja pada Warehouse tersebut. Adanya satu kebutuhan, terutama bagi industri yang berskala kecil menengah untuk sebuah Standard Operating Procedure (SOP) pergudangan.

Tahapan Dalam Standard Operating Procedure (SOP) Pergudangan untuk operasional Penerimaan Barang di Gudang:

Tahap Pertama SOP Pada Halaman 1.

SOP adalah berupa lembaran document history yang menjelaskan tentang history SOP mulai saat pertama kali dibuat, revisi-1, revisi-2 dan seterusnya, termasuk juga berupa perubahan-perubahan dari setiap bagian. Halaman-1 SOP juga memuat tentang lembar pengesahan SOP.
Pada bagian atas (header) SOP akan memuat beberapa hal berikut, yaitu: logo perusahaan, judul SOP, efektif berlakunya SOP, keterangan dokumen. Bagian atas SOP yang merupakan bagian yang sama untuk halaman selanjutnya, hanya berubah pada penunjuk halaman saja.

Tahap Dua SOP Pada Halaman 2

SOP akan memuat informasi tentang: Tujuan SOP dibuat, Ruang Lingkup SOP, PenanggungJawab SOP , Definisi dan singkatan dari istilah-istilah yang ada dalam SOP. Bagian ini sangat diperlukan untuk mengetahui tentang keterangan-keterangan SOP yang tidak dapat dijelaskan dalam diagram visual (pada halaman selanjutnya).

Tahap Tiga SOP Pada Halaman 3 dan Seterusnya.

SOP pada halaman tiga dapat dikatakan sebagai bagian yang terpenting, karena telah memuat seluruh bagian informasi dari alur proses aktifitas sesuai dengan judul pada SOP (dalam hal ini penerimaan barang).

Terbagi atas 3 mcam kolom, yaitu:

1. Aktifitas.
2. Dokumen/Catatan Mutu.
3. Keterangan.

Bagian Aktifitas menunjukkan adanya proses tahapan demi tahapan pada setiap aktifitas penerimaan barang. Dokumen/Catatan Mutu memberikan informasi tentang dokumen-dokumen apa saja yang terlibat dalam setiap tahapannya. Bagian Keterangan menunjukkan tentang detail dari catatan dan definisi-definisi pada setiap tahapan proses.

Secara umum beberapa hal di atas akan mendeskripsikan tentang isi dari Standard Operating Procedure (SOP) Pergudangan pada setiap aktifitas Penerimaan barang, tentunya setelah proses-proses ini masih terdapat aktifitas operasional lainnya dalam gudang, seperti: Put Away, Picking/Packing, Checking, Loading, Dispatching, Return, Stock Opname/Cycle Count, dan lain sebagainya.

Hasilnya adalah diharapkan bagi perusahaan untuk mendapatkan sebuah standard yang lebih jelas dan terperinci seputar bagaimana pekerjaan mereka untuk sehari-harinya yang kemudian tentunya akan dapat melakukan improvement yang lebih signifikan sepanjang alur proses dari bisnis perusahaan.

Nah, itulah penjelasang singkat tentang dampak dari ketidakjelasan SOP pergudangan dan beberapa tahapan-tahapan dalam lembaran halaman SOP untuk warehouse (pergudangan), semoga bisa bermanfaat dalam menambah wawasan Anda sekalian. Membutuhkan SOP pergudangan? Silahkan kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Tim kami siap membantu anda! Terima kasih.