TIPS UNTUK LANGKAH-LANGKAH PENGAWASAN TERHADAP SISTEM MANAJEMEN OPERASIONAL USAHA

Pada saat sebuah usaha sudah mulai tumbuh berkembang dan memiliki banyak karyawan serta proses operasional yang semakin bertambah rumit, maka itu artinya adalah sudah saatnya bagi Anda untuk melakukan pengawasan yang lebih intens terhadap system manajemennya. Pengawasan pada system manajemen sangat dibutuhkan dalam upaya untuk memastikan bahwa semua pekerjaan dalam bisnis dapat diselesaikan sesuai dengan apa yang diharapkan oleh perusahaan.

Karyawan yang lebih identik dengan system manajemen pengawasan. Apabila tidak dilakukan pengawasan, maka Anda tidak akan bisa mengukur bagaimana performa dari karyawan tersebut. Begitu pentingnya pengawasan dalam system manajemen untuk dilakukan agar berbagai kesalahan-kesalahan yang terjadi dapat sesegera mungkin untuk diperbaiki. Berikut ini adalah beberapa tips-tips untuk melaksanakan pengawasan terhadap system manajemen usaha:

1. Membuat Standar Sesuai dengan Bagaimana Situasi dan Kondisi Perusahaan.

Standar adalah salah satu kriteria yang harus Anda gunakan dalam upaya untuk mengukur hasil dari sebuah pekerjaan. Standar memang dibuat berdasarkan kemampuan kerja pada keadaan normal.

Bentuk standar sendiri terbagi menjadi dua macam jenis standar, yaitu:

• Standar Kuantitatif, yaitu:

Standar yang telah dinyatakan dalam satuan-satuan tertentu, seperti: jumlah jam kerja mesin, jam kerja tenaga kerja langsung, satuan barang, investasi, dan lain sebagainya.

• Standar Kualitatif, yaitu:

Standar yang berbentuk seperti: pendapat umum, berlanggangan , buruh, dan lain sebagainya.

2. Membandingkan Antara Berbagai Kegiatan Standar.

Langkah-langkah seperti ini dilakukan untuk mengetahui sampai seberapa jauh jumlah penyimpangan yang terjadi. Langkah seperti ini juga bisa Anda gunakan sebagai salah satu alarm indikator untuk mengetahui tentang apa saja gejala-gejala dari penyimpangan yang mungkin saja bisa terjadi saat ini.

3. Berbagai Upaya-Upaya Terhadap Tindakan Perbaikan Manajemen.

Tindakan seperti ini harus dilakukan untuk memperbaiki apa saja aktifitas, kegiatan, atau kebijakan yang tidak sesuai dengan standarnya saat ini. Sebelum melakukan hal seperti diatas, maka Anda juga harus mendapatkan informasi tentang bagaimana kemajuan yang telah dicapai selama ini serta ada atau tidaknya penyimpangan yang terjadi. Misalnya saja Anda memiliki jenis usaha bakery. Maka langkah awal yang harus Anda lakukan adalah membuat standar, misalnya dengan membuat standar kuantitatif seperti:

1. Jam masuk kerja, yaitu: jam 07.30/08.00/09.00.
2. Jam pulang kerja, yaitu: jam 16.30/16.00/17.00/18.00.
3. Mempersiapkan berbagai adonan sebanyak 40 porsi untuk per harinya.
4. Memanggang adonan yang sudah siap untuk diproses.
5. Melakukan pengepakan pada produk yang sudah selesai proses (produk jadi).

Kemudian langkah selanjutnya adalah dengan jalan membandingkan antara kegiatan operasional sehari-hari karyawan dengan standar yang sudah Anda buat, yaitu:

• Jam Masuk kerja, yaitu: 07.30/08.00/09.00 = sudah ok.
• Jam pulang kerja, yaitu: 16.30/16.00/17.00/18.00 = sudah ok.
• Membuat adonan sebanyak 40 porsi = hanya sampai 32 porsi, kurang 8 porsi lagi.
• Memproses pemanggangan adonan yang sudah siap = sudah ok.
• Melakukan proses pengepakan produk yang sudah jadi = karyawan sudah melakukan pengepakan dengan sangat rapi dan baik = sudah ok.

Dari kelima standar diatas yang sudah Anda buat, hanya terdapat satu saja yang masih belum sesuai, yaitu untuk membuat adonan. Langkah untuk pengawasan yang harus dilakukan adalah dengan jalan melakukan tindakan perbaikan atau berupa koreksi. Memberikan teguran kepada karyawan Anda dan mendorong mereka untuk membuat adonan sampai dengan standar yaitu 40 porsi.

Untuk pengawasan dan pengendalian dalam manajemen harus memperhatikan beberapa hal berikut:

1. Mendukung sifat-sifat dan kebutuhan kegiatan operasional.
2. Melaporkan setiap kali terjadi penyimpangan.
3. Memiliki visi untuk ke depannya.
4. Obyektif, teliti, dan juga harus sesuai dengan standar yang telah digunakan.
5. Fleksibel.
6. Sesuai dengan pola dari organisasi.
7. Lebih ekonomis.
8. Cukup mudah untuk dimengerti.
9. Selalu diikuiti dengan adanya tindakan koreksi.

Dengan adanya pengawasan terhadap system manajemen akan menjadikan operasional dari usaha dapat berjalan dengan baik tanpa adanya hambatan yang terlalu serius. Selain itu akan semakin mendorong para karyawan agar bisa lebih bertanggungjawab terhadap berbagai tugas-tugas yang telah dibebankan kepada mereka. Pada intinya untuk melakukan pengawasan, pemilik tidak harus hadir 12 jam di kantor setiap hari. Tetapi dari jarak jauhpun pengawasan bisa dilakukan. Bagaimana caranya? Tentunya dengan membangun system manajemen autopilot maka pengawasan perusahaan bisa dilakukan dari jarak jauh. Manajemen autopilot harus dibangun sedemikian rupa, sehingga pemilik tidak wajib setiap hari dan berjam-jam melakukan pengawan. Konsep manajemen autopilot sangat membantu pemilik, oleh sebab itu jika bapak/ibu membutuhkan pembimbingan dalam manajemen autopilot, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252982900. Kami siap membantu!