CARA EFEKTIF MEMBUAT HAK AKSES UNTUK SOFTWARE ACCOUNTING PERUSAHAAN

CARA EFEKTIF MEMBUAT HAK AKSES UNTUK SOFTWARE ACCOUNTING PERUSAHAAN

Membuat hak akses untuk aplikasi software accounting sangat penting agar karyawan yang mengoperasikan software accounting tidak over lapping dalam pekerjaannya. Seperti yang diketahui pemilahan hak akses ini mengikuti job description masing-masing fungsi dalam suatu struktur organisasi, oleh sebab itu agar software kita aman dalam penggunaannya. Editing yang dilakukan oleh setiap personal akan diketahui rekam jejaknya.

Mengapa hak akses dibuat? Tentunya ada latar belakang yang mendasari. Antara lain :

  1. Untuk memudahkan trainer software accounting focus dalam memberikan pelatihan terhadap masing-masing fungsi dalam jabatan yang dijalankan karyawan.
  2. Untuk memudahkan perusahaan mengetahui editing-editing yang dilakukan oleh setiap personal, sebab tidak semua karyawan boleh melakukan editing. Oleh sebab itu setiap melakukan editing, pihak karyawan akan meminta agar pimpinan membuka password, hal ini untuk  keamanan data dan perubahan-perubahan data yang tidak bisa dipertanggung jawabkan bisa diatasi. 
  3. Hak akses dibatasi untuk membatasi wewenang setiap karyawan untuk bagian-bagian penting dan rahasia, oleh sebab itu hanya pimpinan saja yang memiliki hak akses yang luas. Sementara setiap masing-masing karyawan akan dibatasi, hal ini untuk menghindari karyawan agar tidak melakukan tindakan/penggunaan fitur yang diluar wewenangnya.

Dibawah ini adalah contoh hak akses yang diperbolehkan di masing-masing fungsi. Contoh adalah perusahaan Bakery. Setiap nama di bawah ini hanya bisa mengoperasikan fitur software accounting berdasarkan hak akses yang sudah ditentukan. Simak hak akses masing-masing karyawan di bawah ini.

Kasir  : (  Nama : Uci/ Arni )

  1. Input sales order
  2. Laporan sisa stok
  3. Cetak Invoice
  4. Laporan barang jadi

 SPV Toko & Marketing : (  Nama : Benny )

  1. Laporan Penjualan
  2. Laporan Sisa stok
  3. Laporan barang jadi

 Gudang bahan baku & barang jadi : (  Nama :   Wawan)

  1. Laporan sisa stok bahan baku
  2. Laporan barang jadi
  3. Input penerimaan barang di gudang
  4. Input penerimaan barang jadi dari produksi

 Admin Pembelian & penjualan : (  Nama :   Atik  )

  1. Input Sales order
  2. Cetak surat jalan/SPK
  3. Cetak Invoice
  4. Input Purchase order
  5. Cetak Purchace order
  6. Cetak Purchase Invoice
  7. Input return beli
  8. Input return jual
  9. Laporan penjualan
  10. Laporan stok bahan baku
  11. Laporan pembelian
  12. Laporan hutang dagang
  13. Laporan piutang dagang

 Staff Accounting : (  Nama :   Debby)

  1. Input pendapatan lain-lain
  2. Input pelunasan piutang penjualan
  3. Input pelunasan hutang dagang
  4. Input/membuat pajak
  5. Input Kas kecil sesuai akun
  6. Input Job costing
  7. Laporan penjualan
  8. Laporan persediaan
  9. Laporan hutang dagang
  10. Laporan penjualan PPN non PPN

 SPV Finance & accounting : (  Nama : Laura )

  1. Semua fitur diopen kecuali Neraca dan Rugi laba
  2. Yang berkaitan dengan Input : input sales order, input Purchase order, input penerimaan barang, input yang lainnnya.

Ka. Operasional : (  Nama :  Joni)

  1.  Laporan penjualan
  1. Laporan barang jadi
  2. Laporan Faktur penjualan

Jadi kalau melihat hak akses di atas, tiap personal dibatasi penggunaan fiturnya. Lalu bagaimana dengan perusahaan yang menghendaki multi pekerjaan? Hal ini untuk perusahaan yang belum rapi Nampak kacau, karena setiap fungsi bisa mengoperasikan semua fitur dalam software. Namun dalam praktek jika perusahaan ingin teratur dan ada yang bertanggung jawab tentunya pemberian hak akses akan dipilah-pilah. Hanya pimpinan saja yang memiliki hak akses di computer secara menyeluruh. Misalnya seorang Chief accounting yang akan mengcross-cek setiap transaksi yang ada diperusahaan, maka ia wajib diberikan hak akses yang menyeluruh. Jadi jika ingin secara system manajemen, keuangan Perusahaan bisa terselamatkan dengan baik, dan satu fungsi dengan lainnya bisa saling mengontrol, maka hak akses sangat penting untuk dibuat.

Semoga artikel ini bermanfaat bagi pembaca, apabila pembaca membutuhkan informasi lebih lengkap mengenai hak akses software atau membutuhkan bimbingan dalam pembuatannya. Silahkan hubungi 0818521172 atau email ke groedu@gmail.com, kami siap membantu (Frans M. Royan)