Piutang dagang yang tidak dikelola dengan baik dapat mengakibatkan perputaran keuangan perusahaan terhambat. Sangat saling berkaitan antara banyaknya penjualan dengan pengelolaan piutang penjualan. Apabila perusahaan kita terdapat policy memberikan kredit kepada customer, maka seorang pemilik bisnis maupun manajer keuangan wajib untuk dapat secara efektif membaca dan menganalisa laporan piutang dagang yang ada di customer. Memang hal ini tidak mudah jika perusahaan tidak memiliki tools yang dipakai seperti software accounting, software distribusi atau yang lainnya. Membaca laporan piutang dagang ini sangat penting untuk mengetahui posisi keuangan yang ada di lapangan serta mengantisipasi resiko yang bakal terjadi di sisi keuangan. Banyak sekali perusahaan dagang yang bangkrut karena kurang memperhatikan bagian ini sehingga hutang ke bank tidak dapat terlunasi karena masalah yang sering dianggap sepele.

Piutang dagang muncul akibat kita memberikan kredit kepada customer. Pengelola piutang dagang yang tidak konsisten dan serius adalah penyebab dan faktor utama kenapa piutang dagang akhirnya tidak bisa diselesaikan bahkan menjadi piutang bad debt. Pada beberapa kasus, khususnya perusahaan distribusi, memiliki customer kredit jumlahnya bisa ribuan customer, dan apabila hal ini tidak dipantau dengan benar maka tentu saja akan membebani perusahaan bahkan menjadi penyebab perusahaan bangkrut.

Dibawah ini adalah cara paling efektif bagaimana kita membaca laporan keuangan yang berkaitan dengan piutang dagang ke customer yang jumlahnya cukup banyak. Langkah-langkah yang bisa dilakukan dalam membaca dan menganalisa piutang dagang adalah :

Tentukan atau pastikan di perushaaan terdapat software yang bisa melihat umur piutang masing-masing customer. Misalnya apabila perusahaan memberikan kredit selama 30 hari, maka piutang dagang itu harus dipantau jangan sampai lebih dari 30 hari kemudian ditagihkan. Software akunting atau software distribusi akan menunjukan aging dari piutang dagang. Bahkan ada yang memberikan remaider di layar kompur jumlah piutang dagang yang jatuh tempo.  Apabila diperusahaan sudah memiliki tools ini maka yang bisa dilakukan adalah mengelompokan dua umur piutang menjadi :

1. Current adalah umur piutang yang masih belum jatuh tempo atau masih dalam posisi perjalanan menuju jatuh tempo.
2. Over due adalah piutang dagang yang sudah lewat jatuh tempo, kategori bisa dimulai dari H+1 artinya jatuh tempo dan terlambat 1 hari dianggap sebagai piutang dagang over due.
3. Setelah poin satu dan dua sudah diselesaikan maka segera buat grafik current vs over due. Grafik ini dapat dibuat setiap hari sabtu ketika tutup penjualan mingguan. Hal ini dilakukan supaya dapat  mengetahui posisi grafik current vs over due ini setiap minggu. Standard umum untuk produk FMCG (Fast moving consumer good) prosentase over due tidak boleh lebih dari 5%. Artinya apabila laporan piutang dagang melalui grafik vs over due ini melebihi 5% yang over due, maka pebisnis atau manajer keuangan segera bisa lakukan tindakan pembersihan piutang dagang over due. Pilih mana saja piutang dagang milik customer itu yang sedang dalam posisi over due dan segera lakukan penagihan.

Setiap kali laporan terbaca over due-nya selalu diatas standard, maka pebisnis atau manajer keuangan bisa bisa mengerti posisi keuangan perusahaan yang sedang dipinjam oleh customernya. Bantuan tools  dalam bentuk perangkat lunak sangat penting. Di dalam membangun manajemen autopilot salah satu komponen laporan yang harus dibaca pemilik usaha adalah : hutang dagang ke supplier, piutang dagang ke customer, kas keluar atau biaya-biaya yang dikeluarkan dalam operasional perusahaan. Begitu pula penjualan bisa dipantau setiap waktu atau setiap minggu. Manajemen autopilot mengajarkan kepada kita bahwa setiap pebisnis wajib bekerja efektif  dengan waktu sedikit yang digunakan, sebab harus mengembangkan bisnis lainnya serta memanfaatkan waktu berkualitas dengan keluarga dan berkegiatan sosial, sementara keuntungan perusahaan tetap dalam kondisi prima atau maksimal.

Nah, semoga artikel ini bermanfaat bagi para mitra bisnis yang menginginkan perusahaannya menjadi perusahaan yang bermanajemen autopilot. Apabila dengan artikel ini masih kurang dalam dan detail untuk pengelolaan piutang dagang dan membutuhkan pembimbingan oleh konsultan maka dapat menghubungi 0818521172 atau email ke groedu@gmail.com.