CARA EFEKTIF AGAR SOP DIPATUHI OLEH KARYAWAN
Tidak sedikit perusahaan yang telah membuat SOP-nya tetapi tidak dipatuhi oleh karyawannya. Mengapa demikian? Setelah diselidiki ternyata faktor utamanya adalah komitmen pimpinan perusahaan. Pimpinan perusahaan tidak secara konsisten untuk menegur setiap kelalaian pekerjaan yang berada diluar standard yang dibuat. Salah satu penyebabnya pimpinan takut kehilangan karyawan, karena karyawan merupakan orang lama. Nah, kalau sudah seperti ini maka pelanggaran terhadap SOP akan menjadi meluas. Serta sia-sia saja SOP dibuat dengan bantuan konsultan maupun pihak ketiga. Lalu bagaimana agar penyelenggaraan SOP itu bisa berjalan dengan baik dan dipatuhi. Dibawa ini ada beberapa langkah-langkah yang harus dilakukan.
- Buatlah SOP bersama karyawan tidak dibuat oleh atasan, tetapi lakukan bersama dengan masing-masing jabatan dan ajari mereka membuat SOP sesuai dengan proses bisnis yang benar. Sebab SOP tujuannya dibuat agar secara sistem manajemen semua aktivitas di perusahaan tertata dengan baik.
- Setelah SOP dibuat siapkan checklist uji coba agar SOP itu memiliki masa penerapan atau uji coba. Dalam rentang waktu uji coba ini, analisa apakah SOP sudah berjalan semestinya atau mengalami kendala. Jika mengalami kendala, bagian mana yang mangalami kendala. Lalu perbaiki SOP sesuai dengan flow yang benar serta aturan main yang benar. Jika mengikuti ISO 9001 : 2008, katanya mengikuti pedoman mutu, dimana di dalamnya ada sasaran mutu.
- Sesuaikan SOP dengan bidang pekerjaan masing-masing departemen, yang bekerja di bagian berhubungan dengan teknis, buatlah SOP dengan banyak gambar atau flow chart, sedangkan yang manajemen boleh dengan SOP narasinya. Mengapa harus seperti ini, hal ini adalah menyesuaikan karakteristik manusia dan pekerjaannya. Orang teknis biasanya menyukai gambar-gambar, dan orang manajemen menyukai deret tex, atau kalimat.
- Nah terakhir, apabila SOP ingin dipatuhi dan dapat diimprove setiap periode, maka buatlah departemen audit yang bertugas untuk mengawal semua tata cara yang berlaku di perusahaan. Kalau ingin lebih okenya pakailah jasa badan sertifikasi, dan sekalian ambil sertifikatnya. Melalui audit secara berkala perbaikan-perbaikan menuju efektifitas pekerjaan akan terus berlangsung.
Semoga poin-poin tersebuit diatas menjadi inspirasi dan manfaat, serta untuk perbaikan-perbaikan di perusahaan secara berkesinambungan. Untuk informasi lainnya secara berkelanjutan dapat email ke groedu@gmail.com.