PERAN PEMIMPIN (MANAJEMEN PUNCAK) DALAM BERKOMITMEN TERHADAP PENERAPAN ISO 9001: 2015 PADA ORGANISASI PERUSAHAAN

Klausul yang ke 5 pada ISO 9001:2015 telah mensyaratkan kepada manajemen puncak yang menunjukkan bahwa pihaknya secara aktif diharapkan harus terlibat ke dalam berbagai kegiatan kunci pada sistem manajemen mutu. Tidak cukup lagi bagi pihak manajemen puncak hanya sekadar untuk memastikan saja bahwa kegiatan Quality Management System (QMS) sudah terlaksana.

Pihak manajemen puncak juga harus ikut serta untuk lebih aktif lagi terlibat dalam hal pengoperasian QMS tersebut. Dan prinsip mutunya juga harus tertanam dengan sangat baik dalam operasional dari bisnis rutin, bukan hanya dalam kegiatan yang serba terpisah dan terlalu diskrit saja. Pendekatan semacam ini harus lebih diperkuat lagi oleh “matinya” peran penting dari perwakilan pihak manajemen puncak dalam standar atau yang lebih sering dikenal dengan sebutan Management Representative (MR).

Jadi, sebenarnya kepada siapa kita harus mengacu ketika kita sudah menggunakan istilah ‘manajemen puncak’ ini? Lampiran SL telah memberikan kita definisi seperti berikut:

“Orang atau sekelompok orang yang mampu mengarahkan dan mengendalikan seluruh pergerakan operasional internal organisasi perusahaan pada tingkatan yang tertinggi.”

Kalimat ini sebenarnya juga tidak terlalu mengacu kepada perwakilan dalam manajemen (MR) dan tidak pula mengacu kepada manajer mutu. Penjelasan ini berarti bahwa orang-orang yang berada di tingkatan tertinggi pada internal organisasi perusahaan. Perlu dicatat juga bahwa jika ruang lingkup dari QMS hanya sekedar mencakup sebagian dari keseluruhan internal organisasi perusahaan, maka “manajemen puncak” akan lebih mengacu kepada bagian yang tertinggi dari bagian itu-itu saja.

Sebagai salah satu contoh perusahaan dengan kantor pusat yang berada di Manchester dan pabrik manufaktur di Cumbria, Lancashire, dan Yorkshire. Jika ruang lingkup QMS sudah mencakup keseluruhan dari internal perusahaan (kantor pusat, manufaktur dan lain sebagainya), maka sebutan “manajemen puncak” ini lebih mengacu kepada CEO dari perusahaan tersebut. Namun jika ruang lingkup QMS ini hanya sekedar mencakup dari fungsi manufaktur saja, maka “manajemen puncak” ini akan lebih merujuk kepada siapa saja yang masih berada pada level yang tertinggi dari manufaktur pada internal organisasi tersebut, misalnya direktur manufaktur atau yang serupa level dengannya.

Jika QMS hanya mencakup seputar pabrik Yorkshire saja, maka “manajemen puncak” yang dimaksudkan ini adalah direktur pengelola dari situs tersebut (Yorkshire). Standar yang sudah direvisi telah mengidentifikasikan tentang beberapa aspek yang lebih spesifik dari SMM di mana manajemen puncak diharapkan untuk mampu menunjukkan kepemimpinan dan komitmennya. Dan hal ini juga termasuk ke dalam sejumlah aktivitas-aktivitas yang harus dipastikan terlaksana oleh pihak manajemen puncak, seperti:

1. Pembentukan kebijakan mutu dan sasaran mutu yang lebih kompatibel dengan konteks dan arah strategis organisasi perusahaan.
2. Integrasi QMS ke dalam proses bisnis organisasi perusahaan.
3. Ketersediaan sumber daya seperti yang dibutuhkan untuk SMM dan bahwa QMS sudah mencapai seperti apa yang dimaksudkan untuk bisa dicapai.

Ini semua adalah kegiatan yang harus dipastikan dapat terlaksana oleh manajemen puncak, akan tetapi mereka juga tidak harus melakukannya sendiri. Kegiatan berikut ini jauh lebih penting lagi, pihak manajemen puncak tidak dapat mendelegasikan atau menugaskannya kepada orang lain, akan tetapi harus melaksanakannya sendiri:

1. Mengambil akuntabilitas untuk QMS.
2. Mempromosikan penggunaan pendekatan proses dan juga pemikiran yang berbasis resiko.
3. Mengkomunikasikan seberapa pentingnya QMS yang efektif dan sesuai dengan persyaratan dari SMM.
4. Melibatkan, mengarahkan dan mendukung orang-orang untuk berkontribusi yang lebih besar kepada efektivitas dari SMM.
5. Mempromosikan berbagai perbaikan-perbaikan bagi organisasi perusahaan.
6. Mendukung peran penting dari manajemen lainnya dalam menunjukkan kepemimpinan mereka masing-masing.

Para Pemimpin Perusahaan (Manajemen Puncak) Akan Menghadapi Pengawasan yang Lebih Ketat

Tidak hanya pihak manajemen puncak saja yang harus melakukan kegiatan-kegiatan seperti ini, mereka juga akan diaudit dan harus memberikan bukti-bukti yang menunjukkan bahwa mereka telah melakukannya dengan benar. Para pemimpin puncak perusahaan tersebut akan menghadapi pengawasan yang lebih ketat lagi dari dalam organisasinya sendiri melalui tim audit internal, serta dari auditor pihak kedua dan ketiga (diluar perusahaan).

Untuk beberapa internal organisasi dan budaya perusahaan, hal ini akan membutuhkan berbagai macam perubahan dalam pola pikir yang terlalu signifikan. Bagi pihak auditor internal sendiri, prospek untuk memeriksa komitmen dari “manajemen puncak” mereka terhadap QMS akan bisa menjadi tugas yang tersulit dan dirasa terlalu menakutkan. Pihak auditor harus melakukan pendekatan dengan kebijaksanaan dan dengan cara berdiplomasi. Yang lebih penting lagi adalah pihak auditor harus “berbicara tentang kepentingan bisnis”. Mereka harus mendeskripsikan segala aktivitas-aktivitasnya dan juga niatan mereka yang baik dan dapat dengan mudah untuk dimengerti oleh bos mereka.Mengadopsi QMS akan selalu menjadi keputusan yang lebih strategis dan tersulit bagi internal organisasi perusahaan, banyak diantara pemimpin-pemimpin bisnis yang malah tidak terbiasa dengan bahasa dan teori ISO 9001 ini.

Beberapa diantaranya mungkin akan mengutuknya, bahkan untuk beberapa perusahaan menyatakan pihak CEO tidak akan pernah bersedia untuk tunduk pada proses audit dan bahwa mereka sendiri juga tidak punya banyak waktu untuk terlibat langsung dalam proses operasional perusahaan untuk sehari-harinya dalam penerapan QMS ini. Akan tetapi jika mereka ingin mempertahankan sertifikasinya, maka seperti itulah cara yang seharusnya mereka lakukan.

Tantangan terberatnya sangat jelas. Namun begitu juga peluangnya. Para profesional yang berkualitas memiliki banyak sekali pekerjaan yang harus dilakukan agar bisa mendapatkan dukungan penuh dari pihak manajemen puncak. Walaupun semua peran-peran dari perwakilan manajemen (MR) ini juga tidak lagi merupakan persyaratan yang standar, akan tetapi karena MR sendiri adalah fungsi yang sangat berguna untuk organisasi perusahaan, maka peran ini sebaiknya harus tetap dipertahankan. Bahkan dapat dikatakan bahwa perwakilan dari pihak manajemen puncak sendiri memiliki peran dan tanggungjawab yang jauh lebih besar lagi dalam mempersiapkan organisasi dan manajemen puncak untuk proses transisi sambil tetap mempertahankan integritas dari QMS yang sudah ada.

Nah, sekarang Anda sudah mengerti bukan! Begitu beratnya pelaksanaan komitmen terhadap penerapan ISO 9001: 2015 pada internal organisasi perusahaan ini. Dan dalam hal ini pihak manajemen puncak sendiri memiliki tanggungjawab yang sangat berat terhadap pelaksanaannya dalam internal organisasi perusahaan. Semoga bisa bermanfaat dalam menambah wawasan Anda sekalian, terimakasih dan salam sukses.
Apabila mitra bisnis/pengusaha membutuhkan bimbingan untuk sertificasi ISOP 9001 : 2015, silahkan hubungi 081-252-982900 atau kontak 081-8521172. Tim kami siap membantu!