Sebelum membahas secara lebih mendalam tentang apa itu Analisis Jabatan (Job Analysis), perlu diketahui terlebih dahulu tentang apa itu pengertian dari jabatan, Sesuai dengan Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Trasmigrasi Republik Indonesia No. PER.17/MEN/XI/2010. Jabatan merupakan sekumpulan pekerjaan-pekerjaan yang menunjukkan tugas, tanggungjawab dan wewenang seseorang pegawai dalam internal perusahaan. sedangkan analisis jabatan (job analysis) adalah berupa kegiatan untuk memberikan analisis terhadap setiap masing-masing jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran yang lebih jelas tentang spesifikasi dari jabatan tertentu.

Job Analisys penting untuk menentukan Jabatan Karyawan

Dalam rangka untuk mengetahui informasi tentang jabatan, maka harus dilakukan analisis jabatan. Perencanaan tenaga kerja baru dapat dilakukan apabila sudah didukung oleh berbagai informasi yang lebih lengkap tentang hasil dari analisis jabatan, kondisi dari sebuah perusahaan dan persediaan pegawai. Analisis jabatan sangat perlu untuk dilakukan sebagai tahap awal dalam menyusun perencanaan tenaga kerja baru bagi perusahaan. Melalui proses analisis jabatan (job analysis) akan diperoleh berbagai informasi tentang karakteristik data-data kepegawaian, uraian-uraian dari tugas jabatan, persyaratan jabatan, spesifikasi jabatan dan juga klasifikasi jabatan.

Tujuan utama dari analisis jabatan (job analysis) adalah untuk mengidentifikasikan jabatan yang terkait dengan berbagai riwayat pekerjaan, peran, tanggungjawab dan kewenangan dari orang yang nantinya akan memangku jabatan tersebut serta untuk mengetahui spesifikasi dari jabatan yang terkait dengan berbagai persyaratan yang telah ditetapkan untuk suatu jabatan termasuk juga dengan berbagai persyaratan tentang pengetahuan, ketrampilan, pengalaman dan karakteristik yang banyak dibutuhkan dari orang yang nantinya akan memangku jabatan tersebut. Hasil dari analisis jabatan tersebut akan digunakan dalam hal penyusunan program perencanaan tenaga kerja mikro antara lain untuk:

1. Perekrutan dan seleksi karyawan.
2. Pemberian kompensasi terhadap para karyawan.
3. Standar penilaian kinerja atau prestasi kerja.
4. Penentuan berbagai kebutuhan pekerjaan.
5. Program promosi dan mutasi karyawan.
6. Penyempurnaan organisasi dan jenjang jabatan.
7. Pemerkayaan pekerjaan.

Unsur-Unsur yang Terdapat Dalam Analisis Jabatan (Job Analysis)

Analisis jabatan memberikan informasi tentang berbagai aktivitas-aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan pekerjaan, perilaku manusia dan alat-alat yang sering digunakan dalam bekerja, dengan kata lain mencangkup:

• Uraian Jabatan (Job Description).

Uraian jabatan memuat tentang berbagai informasi secara tertulis yang menguraikan tentang tugas-tugas dan tanggungjawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan dan berbagai aspek-aspek pekerjaan pada suatu pekerjaan dalam internal perusahaan.

• Spesifikasi Jabatan (Job Spesification).

Spesifikasi jabatan memuat berbagai informasi jabatan antara lain seperti: tentang beban kerja, karakteristik dan kekhususan dari jabatan, sehingga akan dapat dirumuskan tentang berbagai persyaratan dari kualifikasi yang harus dimiliki oleh orang yang nantinya akan ditugaskan untuk memangku jabatan tersebut.

• Evaluasi Jabatan (Job Evaliation).

Evaluasi jabatan akan memuat tentang penilaian atas tugas-tugas/pekerjaan, antara lain: tentang berat atau ringan serta mudah atau sulitnya melakukan pekerjaan, besar atau kecilnya resiko yang mungkin saja bisa terjadi untuk dapat menentukan posisi atau peringkat (rangking) dari setiap jabatan akan dikaitkan dengan jabatan lainnya, dan selanjutnya harus menentukan konpensasi bagi pemangku jabatan atau tenaga kerja yang akan melaksanakannya.

Langkah-Langkah Dalam Proses Analisis Jabatan (Job Analysis )

1. Menentukan pengunaan informasi dari hasil analisis jabatan.

Analisator harus mengetahui secara lebih jelas tentang kegunaan dari hasil analisis jabatan. Informasi dari analisis jabatan yang telah dikumpulkan tersebut harus dapat digunakan untuk merumuskan berbagai uraian jabatan (job description), spesifikasi jabatan (job specification), dan evaluasi jabatan (job evaluation).

2. Mengumpulkan berbagai informasi tentang latar belakang pekerjaan.

Analisator sangat perlu untuk mengumpulkan dan mengklirifikasikan data, meninjau latar belakang seperti struktur perusahaan, flowchart proses dan uraian pekerjaan.

3. Menyeleksi jabatan yang nantinya akan dianalisis.

Analisator harus memilih jabatan mana yang terlebih dahulu akan dianalisis dengan tujuan untuk menghemat biaya dan waktu apabila terdapat banyak pekerjaan yang nantinya harus dianalisis.

4. Mengumpulkan berbagai informasi tentang analisis pekerjaan.

Analisator harus menganalisis berbagai pekerjaan secara actual dengan menghimpun data-data tentang berbagai aktivitas pekerjaan, perilaku pegawai, kondisi kerja dan syarat-syarat pegawai yang nantinya akan melaksanakan pekerjaan tersebut.

5. Meninjau ulang seputar informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan.

Analisator harus menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi dari pekerjaan. Informasi harus bisa diverifikasi oleh karyawan yang nantinya akan melaksanakan pekerjaan tersebut dan dari atasan langsung kepada pegawai tersebut.

6. Menyusun uraian jabatan (job description), spesifikasi jabatan (job specification), dan evaluasi jabatan (job evaluation).

Analisator akan menyusun uraian-uraian seputar jabatan, spesifikasi jabatan dan evaluasi jabatan.

7. Prediksi peramalan seputar perkembangan perusahaan.

Analisator harus mampu dalam memprediksikan/meramalkan untuk perlu atau tidaknya dilakukan pengayaan, penyederhanaan/perluasan pekerjaan dari uraian-uraian dan spesifikasi jabatan yang telah dibuat sebelumnya.

Nah, itulah beberapa penjelasan tentang manfaat, unsur-unsur dan tahapan-tahapan dalam proses analisis jabatan (job analisis). Apabila Anda membutuhkan konsultan dalam melakukan job analisys, pembuatan SOP perusahaan, KPI perusahaan sampai peraturan perusahaan. Serta membutuhkan software accounting, silahkah hubungi 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu!